Über das BEM ausführlich informieren
Das Informationsgespräch ist der erste persönliche Kontakt zwischen der für das BEM zuständigen Person und dem BEM-Berechtigten innerhalb des Betrieblichen Eingliederungsmanagements.
Ein solches Informationsgespräch hat den Zweck, die Ziele und Abläufe des Betrieblichen Eingliederungsmanagements transparent darzustellen und intensive Aufklärungsarbeit über das BEM zu leisten. Diese persönliche Aufklärung ist wichtig, um den BEM-Berechtigten Sorgen, Skepsis und Ängste zu nehmen, Sie in Ihrer Entscheidung für das BEM zu bestärken und eine erste Vertrauensbasis aufzubauen. Innerhalb des Informationsgespräches werden noch keine expliziten Maßnahmen oder tief greifende Fragen zum Gesundheitszustand der jeweiligen Person kommuniziert.
Ein großes Thema innerhalb des Informationsgesprächs im Betrieblichen Eingliederungsmanagement ist entsprechend zunächst der Datenschutz. Der Schutz von personenbezogenen Daten bildet die Grundlage einer Vertrauensbasis zwischen dem Betroffenen und der BEM-Zuständigkeit.
Die Gestaltung und Durchführung eines Informationsgespräches haben Auswirkungen auf den weiteren Verlauf des gesamten BEM-Prozesses.
Der folgende Blog beschäftigt sich mit allen wesentlichen Aspekten des Informationsgespräches. Die Voraussetzungen an eine BEM-Zuständigkeit werden genauso thematisiert wie die Inhalte eines solchen Gespräches. Außerdem wird die Bedeutung des Informationsgespräches für den gesamten BEM-Prozess dargestellt.
Die Online-Schulung Informationsgespräche im Betrieblichen Eingliederungsmanagement vermittelt den Teilnehmern alle wesentlichen Erfolgsstrategien, um das Informationsgespräch im Betrieblichen Eingliederungsmanagement erfolgreich zu gestalten.
Der Weg zum Informationsgespräch
Noch bevor es zu einem Informationsgespräch kommt, müssen Berechtigte über die interne Krankenstatistik erfasst und per schriftlicher Einladung zum BEM-Verfahren eingeladen werden.
Häufig liegt der Fall vor, dass Mitarbeiter einem Angebot zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement sehr skeptisch gegenüberstehen und in den meisten Fällen verunsichert sind. Die Mitarbeiter befürchten, dass solch ein Verfahren durchgeführt wird, um Sie mit Ihren Krankheitstagen zu konfrontieren und Druck aufzubauen.
Dies führt häufig dazu, dass viele BEM-Berechtigte die Möglichkeit eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements nicht wahrnehmen und der Einladung nicht nachkommen. Somit ist es wichtig, schon bei der Einladung eine ausreichende Informationsgrundlage zu schaffen.
Dies kann über mehrere Wege geschehen. Unternehmensinterne Infoveranstaltungen oder Info-Flyer zum BEM zu platzieren, sind genauso gute Möglichkeiten, wie zusätzlich zu den BEM-Einladungen, Informationsmaterialien mitzusenden oder die Einladung durch ein telefonisches Aufklärungsgespräch zu ergänzen.
Eine hohe Informationstransparenz muss also schon vor dem eigentlichen Informationsgespräch gegeben sein, damit dieses Gespräch überhaupt stattfinden kann.
Bestandteile eines Informationsgespräches
Begrüßung und Vorstellung
Das Informationsgespräch startet mit der allgemeinen Begrüßung und Vorstellung. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass dieses Gespräch in einem ruhigen und diskreten Umfeld stattfinden, um die Entwicklung einer Vertrauensbasis einzuleiten.
Aufklärung zum Datenschutz
Der Datenschutz stellt einen der wesentlichen Aspekte im Informationsgespräch da. Hierbei bildet der § 4a Einwilligung des Bundesdatenschutzgesetz die Grundlage. In diesem Paragraph heißt es:
(1) Die Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie auf der freien Entscheidung des Betroffenen beruht. Er ist auf den vorgesehenen Zweck der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung sowie, soweit nach den Umständen des Einzelfalles erforderlich oder auf Verlangen, auf die Folgen der Verweigerung der Einwilligung hinzuweisen. Die Einwilligung bedarf der Schriftform, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist. Soll die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen schriftlich erteilt werden, ist sie besonders hervorzuheben.
Somit ist es also erforderlich, dass neben der Zulässigkeit der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung auch der betroffene Mitarbeiter eng in den bestehenden Datenschutz innerhalb des BEM-Verfahrens eingebunden wird.
Des Weiteren entscheiden die BEM-Berechtigten, welche weiteren Personen Einsicht in die Daten erhalten dürfen.
Zu Beachten ist ebenfalls, dass alle BEM-Unterlagen in einer eigens dafür angelegten BEM-Akte gesammelt werden. Eine Sammlung der Daten in der vorliegenden Personalakte ist nicht zulässig.
Aufklärung über Ziele und Ablauf
Das Informationsgespräch bietet die Möglichkeit einer umfangreichen Aufklärung über den BEM-Prozess. Hierbei ist es entscheidend den Mitarbeitern klarzumachen, dass es sich bei dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement nicht um ein Kündigungstool handelt. Es ist vielmehr als Kündigungsprophylaxe zu sehen.
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement verfolgt das Ziel, eine bestehende Langzeiterkrankung zu überwinden und Mitarbeiter wieder leistungsfähig an Ihren Arbeitsplatz zu integrieren. Dieser Fakt muss den Betroffenen in hohem Maße bewusst gemacht werden.
Ein Informationsgespräch soll außerdem dafür genutzt werden, um eine erste Vertrauensgrundlage zwischen BEM-Zuständigkeit und BEM-Berechtigten aufzubauen. Denn nur wenn der BEM-Berechtigte Vertrauen in das Verfahren und die zuständige Person hat, wird dieser sich öffnen und weitreichende Einblicke in seine gesundheitliche Situation gewähren können.
Aus diesem Grund ist ebenfalls genau zu überlegen, welche Person das Informationsgespräch innerhalb des Betrieblichen Eingliederungsmanagements durchführt. Es ist möglich, dass jede Person ein Informationsgespräch führen kann, allerdings müssen gewisse Kompetenzen gegeben bzw. erlernt werden und eine passende Einstellung zum Verfahren gegeben sein.
Kompetenzen der BEM-Zuständigkeit
Ein Informationsgespräch entscheidet über den weiteren Verlauf des BEM-Verfahren. Dieses Gespräch legt die Grundlage für den Erfolg oder Misserfolg des gesamten Verfahrens. Dementsprechend müssen die jeweiligen BEM-Zuständigkeiten umfassende Kompetenzen mitbringen, um dieser verantwortungsvollen Aufgabe gerecht zu werden.
Ein Informationsgespräch erfordert von der durchführenden BEM-Zuständigkeit ein hohes Maß an Einfühlungsvermögen, sozialer Kompetenz und kommunikativer Stärke. Die zuständige Person muss Geduld mit den jeweiligen Betroffenen aufbringen und die Abläufe sowie Ziele eines BEM transparent und vor allem verständlich kommunizieren.
Die kommunikativen Fähigkeiten sind als besonders wichtig anzusehen. Durch den Fakt, dass ein Betroffener, dass Verfahren zu jederzeit und in jeder Phase beenden kann, bedarf es einem kommunikativ starken Motivator, der die Mitarbeiter in Ihrer Entscheidung für das BEM bestärkt und Ihnen Ängste und Skepsis nimmt.
Auch die Führungskraft kann ein BEM durchführen, allerdings auch nur dann, wenn sie die genannten Kompetenzen mitbringt und von Ihrer inneren Einstellung bereit dazu ist. Das heißt, die Führungskraft sollte einem BEM-Berechtigten ohne eine im Voraus entwickelte Erwartung gegenübertreten und ein hohes Maß an Verständnis aufbringen.
Trotz alledem stellt die Entscheidung, die BEM-Zuständigkeit an einen vertrauenswürdigen Mitarbeiter zu delegieren oder externe Berater zu engagieren, häufig die bessere Wahl dar, da die Mitarbeiter in den meisten Fällen offener über Ihren aktuellen Zustand sprechen können, wenn die direkte Führungskraft nicht beteiligt ist.
Fazit zum Informationsgespräch im Betrieblichen Eingliederungsmanagement
Dem Informationsgespräch im Betrieblichen Eingliederungsmanagement kommt eine hohe Bedeutung zu, da dieses die Grundlage für ein erfolgreiches BEM-Verfahren bildet. Im Rahmen des Informationsgespräches sollte eine umfassende Aufklärung des BEM-Berechtigten stattfinden, um die Beteiligung und Akzeptanz für das BEM zu schaffen. Des Weiteren ist es wichtig, eine erste Vertrauensbasis zwischen Zuständigkeit und Betroffenem aufzubauen. Diese Vertrauensbasis ist entscheidend, um die nachfolgenden BEM-Phasen erfolgreich zu gestalten. Um umfangreiche Aufklärungsarbeit zu leisten und Vertrauen zu schaffen, bedarf es von der BEM-Zuständigkeit umfangreiche Fähigkeiten in den Bereichen sozialer Kompetenz, Einfühlungsvermögen und kommunikativer Stärke. Werden diese wesentlichen Aspekte nicht nur beachtet, sondern gezielt und umfangreich umgesetzt, erhöht das die Beteiligungsquote an einem BEM und sorgt für einen erfolgreichen Einstieg in das BEM-Verfahren.