Moderne Unternehmen hören Ihren Mitarbeitern zu
Ein Betriebliches Gesundheitsmanagement kann innerhalb eines Unternehmens nur erfolgreich sein, wenn alle Beteiligten ein hohes Maß an Engagement und Akzeptanz für das Thema mitbringen. In anderen Worten könnte man es auch so ausdrücken, dass die Mitarbeiter und die zuständigen Personen die aktiven Schauspieler auf der Bühne des Gesundheitsmanagements sind. Aus diesem Grund ist es unabdingbar, die Mitarbeiter in den Prozess des BGM mit zu integrieren. Die Mitarbeiter sind schlussendlich diejenigen Personen, die Maßnahmen und Konzepte umsetzen sollen.
Somit ist es wichtig, die Bedürfnisse seiner Belegschaft zu kennen, um darauf aufbauend gezielt Konzepte und Maßnahmen zu entwerfen. Dies führt zu einer hohen Akzeptanz sowie zu zielgerichteten Verbesserungen, da die umgesetzten Maßnahmen direkt auf den Bedarf der Arbeitnehmer ausgerichtet sind. Um diesen Standard im Unternehmen zu erreichen, bietet sich eine Mitarbeiterbefragung an. Diese bezieht die Mitarbeiter aktiv in das Betriebliche Gesundheitsmanagement mit ein. Dabei ist es möglich, Bedürfnisse und Potenziale der Mitarbeiter zu erkennen, sowie Chancen und Risiken in Arbeitsabläufen aufzudecken.
In der Theorie hört sich die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung relativ simpel an, allerdings ist ein strukturiertes Vorgehen unter der Berücksichtigung von vielen Faktoren extrem wichtig. Hierbei ergeben sich häufig Probleme im Bereich der Zielsetzung einer Mitarbeiterbefragung, und damit einhergehend Problematiken bei dem Entwurf von zielgerichteten Fragestellungen sowie Probleme im Rahmen des Datenschutzes und der systematischen Auswertung der erhobenen Daten.
Vor allem der Datenschutz ist bei einer Mitarbeiterbefragung ein großes Thema. Da es sich bei einer Befragung in der Regel um personenbezogene Daten handelt und rechtliche Grundlagen für eine zwingende Teilnahme fehlen, müssen Befragungen immer auf einer freiwilligen Basis stattfinden. Um Schwierigkeiten im Rahmen des Datenschutzes zu umgehen, bietet sich eine anonyme Mitarbeiterbefragung an. Dies fördert außerdem, dass die Mitarbeiter ihre tatsächlichen Meinungen und Standpunkte preisgeben. Um trotz freiwilliger Basis eine hohe Teilnehmerquote zu generieren, ist Transparenz unabdingbar. Auch hier ergeben sich häufig Probleme, da Mitarbeiter nicht ausreichend über Sinn, Zweck und Ablauf der Befragung informiert werden. Somit zeigt sich, dass eine Befragung durchaus Schwierigkeiten mit sich bringt, die berücksichtigt werden müssen.
Der nachfolgende Blog soll ein Informationsfundament schaffen, um die weitreichenden Vorteile einer Mitarbeiterbefragung zu verstehen und die zielgerichteten, systematischen Vorgehensweisen einer Befragung kennenzulernen.
Die Online-Schulung Mitarbeiterbefragung im BGM vermittelt die optimale Gestaltung und Vorgehensweise bei der Befragung von Mitarbeitern. Ebenso erlernen die Teilnehmer die wesentlichen Grundlagen im Bereich des Beschäftigtendatenschutzes im Kontext von Mitarbeiterbefragungen.
Mehrwert einer Mitarbeiterbefragung
Für ein Unternehmen ergeben sich durch die Umsetzung einer Mitarbeiterbefragung folgende Vorteile:
Einbeziehung der Mitarbeiter in den Prozess des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
Maßnahmen und Konzepte können nur erfolgreich sein, wenn eine hohe Beteiligung und Akzeptanz bei den Mitarbeitern vorliegt. Durch die Mitarbeiterbefragung binden Sie die Belegschaft aktiv in die Ausgestaltung der Maßnahmen mit ein. Somit wird sichergestellt, dass sich die Maßnahmen zielgenau an dem Bedarf der Belegschaft orientieren.
Aussagekräftige Analyse des Status quo
Die Mitarbeiterbefragung legt Wünsche, Anregungen, Potenziale, Chancen und Risiken der Mitarbeiter offen. Dies ermöglicht einen umfassenden Einblick in Arbeitsabläufe und Arbeitsprozesse innerhalb eines Unternehmens. Dadurch ist es möglich, Fehlentwicklungen in Arbeitsbereichen zu erkennen oder auch ungenutzte Potenziale einzusetzen. Ein umfassender Blick auf den Status quo im Unternehmen ist die Folge.
Effizienzsteigerung
Die gewonnenen Erkenntnisse sorgen dafür, dass eine Maßnahmen- und Konzeptplanung schneller und zielgerichteter durchgeführt werden kann. Des Weiteren werden dadurch zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen geschont. Die aktive Beteiligung der Mitarbeiter sorgt für eine höhere Arbeitsmotivation, welche zu einer Effizienzsteigerung im Rahmen von Arbeitsprozessen beiträgt.
Vorgehensweise innerhalb einer Mitarbeiterbefragung
Eine Mitarbeiterbefragung kann nur durch eine dezidierte Struktur einen Mehrwert für alle Beteiligten bringen. Im Nachfolgenden wird eine zielgerichtete Vorgehensweise aufgeführt:
Festlegung des Befragungsziels
Entwurf des Fragebogens
Berücksichtigung aller wesentlichen Faktoren zum Datenschutz
Umfangreiche Aufklärung der Belegschaft
Mitarbeiterbefragung durchführen
Fragebögen auswerten
Evidenzbasierte Handlungsempfehlungen ableiten
Kommunikation der Ergebnisse
Umsetzung der abgeleiteten Empfehlungen
Erfolgsmessung
Methoden der Mitarbeiterbefragung
Befragungsmethoden werden in quantitative und qualitative Methoden unterschieden. Eine Quantitative Mitarbeiterbefragung verschafft einen Gesamtüberblick über die aktuelle Unternehmenssituation. Hierbei können nicht nur Fragen zu gesundheitlichen Themen behandelt, sondern auch allgemeine Themen behandelt, wie das Verhältnis zu Führungskraft, das Betriebsklima und die Unternehmenskultur. Die Durchführung einer Quantitativen Mitarbeiterbefragung erfolgt in den meisten Fällen in standardisierter Form online oder schriftlich. Der Vorteil dieser Methode ist, dass eine große Anzahl an Mitarbeitern in relativ kurzer Zeit befragt werden kann und somit ein schneller Ist-Zustand ersichtlich wird. Durch den sehr stark allgemein gehaltenen Faktor ist es allerdings schwer, einzelne Potenziale oder Fehlabläufe zu erkennen.
Neben der Quantitativen Befragung gibt es noch die Qualitative Mitarbeiterbefragung. Bei der Qualitativen Mitarbeiterbefragung werden Arbeitsabläufe, Abteilungen und Mitarbeiter detaillierter bzw. tiefgehender befragt. Häufig geschieht dies über ein persönliches Experteninterview mit optionaler Arbeitsplatzbegehung oder Beobachtung. Dadurch erhält ein Unternehmen genauere Informationen zu bestimmten Themen. Allerdings nimmt diese Befragungsmethode viel mehr Zeit in Anspruch, was dazu führt, dass eine lange Zeitspanne entsteht, bis Maßnahmen geplant und umgesetzt werden können.
Eine weitere Möglichkeit ist die Kombination aus beiden Methoden. So kann es zu Beginn sinnvoll sein, ein Experteninterview mit mehreren Mitarbeitern durchzuführen. Hierbei ist es möglich, erste qualitativ hochwertige Informationen über das aktuelle Meinungsbild der Mitarbeiter und der Arbeitsabläufe im Unternehmen zu erhalten. Darauf aufbauend kann man in der nachfolgenden Quantitativen Mitarbeiterbefragung seine Fragen noch zielgerichteter aufbauen und spart so sehr viel Zeit, da nur noch Fragen zu finden sind, welche die wichtigsten Anliegen der Mitarbeiter behandeln.
Bei der Methodenauswahl sind verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. So sollte ein großes Unternehmen sich eher auf eine Quantitative Mitarbeiterbefragung festlegen, während eine Qualitative Mitarbeiterbefragung für Unternehmen mit einer geringen Zahl an Mitarbeitern sinnvoll wäre. Ebenfalls ist zu klären, ob ein Unternehmen einzelne Abteilungen analysieren will oder Einblicke über den gesamten Status quo erlangen möchte.
Testverfahren der Mitarbeiterbefragung
Innerhalb der Quantitativen- und Qualitativen Mitarbeiterbefragung kann mit verschiedenen Standard-Testverfahren gearbeitet werden:
PLG-Index (Arbeits- und Leistungsfähigkeit)
RESTQEBF (Erholungs-Belastungs-Fragebogen)
COPSOQ-Index (Copenhagen psychosocial questionnaire)
AVEM (Arbeitsplatzbezogene Verhaltens- und Erlebensmuster)
Themen der Mitarbeiterbefragung sind unter anderem:
Betriebsklima
individuelle Leistungsfähigkeit
Gefahren in den Bereichen Mobbing und Sucht
Mitarbeiterzufriedenheit
Verhältnis zur Führungskraft
physische und psychische Belastungsschwerpunkte
Gefahrenquellen innerhalb des Unternehmens
weitere bedarfsorientierte Themen
Der Return-of-Investment einer Mitarbeiterbefragung
Eine Mitarbeiterbefragung schafft einem Unternehmen in vielerlei Hinsicht einen hohen Return-of-Investment.
Folgende Erfolgsparameter lassen sich zusammenfassen:
Durch das aktive Interesse an den Bedürfnissen der Mitarbeiter steigt die Mitarbeitermotivation und emotionale Bindung an das Unternehmen. Aufgrund dieser gestiegenen Zufriedenheit und Motivation sind eine Reduzierung der Fluktuationsrate, eine höhere Arbeitsproduktivität, sowie geringe Fehlzeiten zu erwarten.
Eine geringe Fehlzeiten-Quote führt zu Ersparnissen in den Bereich Lohnfortzahlungen und Kosten durch Produktivitätsausfälle.
Die Mitarbeiterbefragung beteiligt die Mitarbeiter aktiv an der Ausgestaltung von BGM-Maßnahmen, was die Akzeptanz und Beteiligung für den kompletten Prozess erhöht.
Eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit, eine geringe Fluktuationsrate sowie die Beteiligung der Mitarbeiter an BGM-Prozessen fördert das Image eines Unternehmens nachhaltig.
Des Weiteren profitiert die Personalabteilung extrem von den gewonnen Erkenntnissen einer Mitarbeiterbefragung. Durch die gewonnen Daten ist es möglich, die Personalentwicklung zielgerichteter an den Bedürfnissen der Mitarbeiter auszurichten.
Ein verbesserter Informationsaustausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern erhöht die Produktivität der Arbeitsprozesse.
Ineffiziente Arbeitsabläufe können genauso aufgedeckt werden, wie Arbeitsprozesse mit einer erhöhten Gefährdung; so wird der Erfolg der präventiven Gesundheitsarbeit gesteigert.
Nicht erkannte Potenziale können genutzt werden, um schneller, effizienter und leistungsfähiger zu arbeiten.
Fazit zu einer Mitarbeiterbefragung im BGM
Die Mitarbeiterbefragung ist eines der wichtigsten Analyse-Tools im Rahmen eines umfangreichen Betrieblichen Gesundheitsmanagements. Eine Mitarbeiterbefragung bietet einen großen Mehrwert für alle Mitarbeiter im Unternehmen. Chancen, Risiken, Potenziale und Bedürfnisse der Mitarbeiter werden umfangreich aufgedeckt.
Dieser Mehrwert ist allerdings nur dann möglich, wenn die Befragung ausreichend und mit bedacht geplant wird. Die Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung entscheidet schlussendlich über den Erfolg des gesamten Prozesses. Dabei sollte alles mit der Zielsetzung beginnen. Das Ziel der Befragung muss klar feststehen, bevor die nächsten Schritte eingeleitet werden. Bei der Befragungsmethode ist darauf zu achten, dass sich die Auswahl an der individuellen Unternehmensstruktur ausrichtet. Weiter sind die Regelungen des Datenschutzes zu beachten. Wichtig ist ebenfalls, aus den ausgewerteten Daten, die richtigen Schlüsse zu ziehen, falls hierbei Know-how Defizite festgestellt werden, sollte man eine externe Beratung hinzuziehen oder sich durch eine Online-Schulung in diesem Bereich weiterbilden. Finden die genannten Aspekte Beachtung, ist das Fundament gelegt, um mit einer Mitarbeiterbefragung ganze Unternehmensprozesse leistungsfähiger zu gestalten und eine hohe Zufriedenheit und Motivation bei seiner Belegschaft zu erreichen.