Ausgangsbasis eines Betrieblichen Eingliederungsmanagement
Laut § 167 SGB 5 ist ein Arbeitgeber verpflichtet für seine Mitarbeiter ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten. Solch ein BEM können alle Mitarbeiter in Anspruch nehmen, die innerhalb der vergangenen 12 Monate zusammenhängend oder vereinzelt 30 Arbeitstage arbeitsunfähig erkrankt waren.
Das BEM-Verfahren untergliedert sich optimalerweise in folgende Phasen:
Einladung
Informationsgespräch
BEM-Gespräch
Gesundheitscoaching
Erfolgskontrolle
Wenn die Voraussetzungen für ein BEM erfüllt sind, erhält der Mitarbeiter eine schriftliche Einladung. Der Mitarbeiter kann die Einladung für das Betriebliche Eingliederungsmanagement annehmen oder ablehnen. Bei einer Ablehnung des BEM-Verfahrens hat der Mitarbeiter keinerlei betriebliche Nachteile zu befürchten, allerdings kann sich der Arbeitgeber in Klagefällen aufgrund gesundheitsbedingter Kündigungen darauf beziehen, dass ein Betriebliches Eingliederungsmanagement dem jeweiligen Mitarbeiter angeboten wurde und dieser das Verfahren abgelehnt hat.
Falls der BEM-Berechtigte die Einladung annimmt erfolgt das Informationsgespräch, darauf folgend das BEM-Gespräch sowie der individuelle Maßnahmenbeschluss, um die Langzeiterkrankung zu überwinden. Die Maßnahmenausführung erfolgt optimalerweise über ein individuelles Gesundheitscoaching. Die Erfolgskontrolle bildet den Abschluss des Verfahrens.
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement verfolgt das Ziel, die langzeiterkrankten Arbeitnehmer leistungsfähig in das Unternehmen wiedereinzugliedern. Dadurch soll zum einen die Langzeiterkrankung überwunden werden und zum anderen präventiv gearbeitet werden, um eine erneute Erkrankung für den betroffenen Mitarbeiter zu verhindern. Ein Betriebliches Eingliederungsmanagement schließt somit das Leistungsgap zwischen Absentismus und vollständiger Wiedereingliederung.
Die Durchführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements bietet ebenfalls die Chance, Fehlabläufe in Arbeitsprozessen zu erkennen oder Belastungsschwerpunkte aufzudecken. Somit besteht die Möglichkeit, Gegenmaßnahmen auf diese Fehlentwicklungen einzuleiten, um präventiv dafür zu sorgen, dass es gar nicht erst zu einer Langzeiterkrankung kommt.
In dem nachfolgenden Blog werden die einzelnen Phasen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements näher beleuchtet.
Die Online-Schulung Grundlagen des Betrieblichen Eingliederungsmanagement ist der optimale Einstieg in die Welt des Betrieblichen Eingliederungsmanagements. Sie erlernen die wichtigsten Grundlagen des Betrieblichen Eingliederungsmanagement und können diese effektiv im Unternehmensalltag integrieren.
Einstieg in das BEM-Verfahren
Um ein BEM-Verfahren erfolgreich zu gestalten, bedarf es klar geregelten Strukturen. So ist es ganz wichtig, ein strukturiertes Kennzahlenmanagement umzusetzen. Diese Kennzahlen werden dafür benötigt, um transparent die Krankenstatistik zu erfassen. Durch diese Krankenstatistik wird erkennbar, welche Mitarbeiter für ein Betriebliches Eingliederungsmanagement berechtigt sind.
Eine schriftliche festgelegte Betriebsvereinbarung über das Betriebliche Eingliederungsmanagement trägt ebenfalls zu einer klar geregelten Struktur bei. Solch eine Betriebsvereinbarung gewährleistet innerhalb eines Unternehmens eine hohe Informationstransparenz. Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel der Ablauf eines BEM, der Beginn eines BEM usw. werden hierbei klar festgelegt. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung im Rahmen des BEM am selben Strang ziehen.
Die Phasen eines BEM
Einladung zum BEM
Nachdem ein Unternehmen durch die Auswertung seiner Krankenstatistik die BEM-Berechtigten erfasst hat, erfolgt in der ersten Phase die schriftliche Einladung zur Teilnahme an einem BEM-Verfahren. Solch eine Einladung muss immer in schriftlicher Form erfolgen.
Da ein Betriebliches Eingliederungsmanagement von Mitarbeitern häufig in Zusammenhang mit einem Krankheitsrückehrgespräch gebracht werden und dadurch eine allgemeine Skepsis ausgelöst wird, ist es vonseiten des Unternehmens wichtig, Aufklärungsarbeit zu leisten. Dabei ist es entscheidend den Berechtigten klarzumachen, dass solch ein BEM kein Kündigungstool, sondern vielmehr Kündigungsprophylaxe ist. Ein BEM hat das Ziel, die Mitarbeiter wieder in das Unternehmen zurückzuholen und anstatt Sie aus dem Unternehmen zu drängen.
Es sollte außerdem über den Verfahrensablauf eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements informiert werden. Unabdingbar ist die Herausarbeitung der Vorteile für die Berechtigten innerhalb eines BEM. Eine Informationsverbreitung kann hierbei über viele Wege erfolgen. Info-Flyer im Unternehmen zu platzieren ist eine genauso gute Möglichkeit, wie zusätzlich zu den BEM-Einladungen Informationsmaterial mitzusenden oder die Einladung durch ein telefonisches Aufklärungsgespräch zu ergänzen.
Informationsgespräch
Nimmt der BEM-Berechtigte die Einladung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement an, erfolgt im nächsten Schritt die Terminvereinbarung für das Informationsgespräch.
Der Zweck dieses Informationsgesprächs besteht darin, dass eine umfassende Aufklärung über das Betriebliche Eingliederungsmanagements erfolgen kann. Diese persönliche Aufklärung ist wichtig, um den Berechtigten Sorgen, Skepsis und Ängste zu nehmen, sie in Ihrer Entscheidung für das BEM zu bestärken und eine Vertrauensbasis aufzubauen. Außerdem sollten Ziele und Abläufe des BEM beschrieben werden.
Innerhalb des Informationsgesprächs ist der Datenschutz ein großes Thema. Dabei ist der Berechtigte über den Zweck der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung seiner Daten zu informieren. Des Weiteren sind BEM bezogene Daten in einer BEM-Akte zu sammeln und nicht in der vorliegenden Personalakte. Grundlagen für den Datenschutz im Betrieblichen Eingliederungsmanagement bildet der § 4 Absatz 1 aus dem Bundesdatenschutzgesetz.
Ein Informationsgespräch erfordert von der durchführenden Zuständigkeit ein hohes Maß an Einfühlungsvermögen, sozialer Kompetenz und kommunikativer Stärke. Denn nur wenn der BEM-Berechtigte Vertrauen für das Verfahren und die zuständige Person hat, wird dieser sich öffnen und weitreichende Einblicke in seine gesundheitliche Situation gewähren.
BEM-Gespräch
Bei einem BEM-Gespräch liegt der Fokus sehr stark auf der gesundheitlichen Situation des BEM-Berechtigten. Bedürfnisse, Wünsche und Interessen des Betroffenen stehen hierbei im Vordergrund. Dementsprechend sollte der größte Redeanteil vom BEM-Berechtigten ausgehen. Innerhalb eines BEM-Gesprächs werden schwerpunktmäßig folgende Inhalte behandelt:
Ist-Situation
Versorgungssystem und soziale Unterstützungsstrukturen
Ursachen der Arbeitsunfähigkeit
Motivation der Beschäftigten
Maßnahmen zur Überwindung der Arbeitsunfähigkeit
Erwartungen der Beschäftigten
Das BEM-Gespräch sollte außerdem dazu beitragen, dass die Vertrauensbasis zwischen BEM-Zuständigkeit und BEM-Berechtigtem weiter gefestigt und ausgebaut wird. Diese Vertrauensbasis hat eine noch größere Bedeutung, wenn man sich vor Augen führt, dass der Berechtigte selbst innerhalb der Phase eines BEM-Gesprächs das Verfahren jederzeit beenden kann, ohne daraus einen persönlichen Nachteil zu ziehen. Aus diesem Grund ist der Vertrauensaufbau zum Berechtigten ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Umsetzung des BEM.
Am Ende des BEM-Gespräches werden die individuell ausgewählten Maßnahmen besprochen und Terminvereinbarungen für eine individuelle Umsetzung getroffen.
Gesundheitscoaching
Nach der Auswahl und dem Beschluss von Maßnahmen erfolgt das Gesundheitcoaching. Hierbei erfolgt die Umsetzung der Maßnahmen. Die Umsetzung der Maßnahmen sollte sehr schnell nach einem BEM-Gespräch erfolgen, da die angegebene Ist-Situation des Betroffenen noch eine sehr hohe Aktualität hat.
Die durchführbaren BEM-Maßnahmen lassen sich in Prävention, Rehabilitation, Integration und Outplacement untergliedern.
Unter präventiven Maßnahmen werden alle Maßnahmen verstanden, die das Ziel verfolgen, Arbeitnehmer vor einer Langzeiterkrankung vorbeugend zu schützen. Eine weitreichende Informationspolitik, die Vermeidung von arbeitsbedingten physischen und psychischen Gefährdungen und die Maßnahmen aus der Gesundheitsförderung bilden hierbei das Fundament, um einen präventiven Ansatz zu verfolgen.
In den Bereich der Rehabilitation fallen alle Maßnahmen, die einen langzeiterkrankten Arbeitnehmer in das Unternehmen wiedereingliedern sollen. Dabei können berufliche oder medizinische Rehabilitationsmaßnahmen genauso angewendet werden, wie eine stufenweise Steigerung der Arbeitsbelastung.
Die Integration umfasst Maßnahmen, die dem Erhalt des Arbeitsplatzes dienen. Darunter fallen Anpassungen im Bereich der Arbeitszeit oder des Arbeitsplatzes. Eine Versetzung oder innerbetriebliche Umschulungen sind weitere Maßnahmenalternativen.
Das Outplacement kommt dann zum Einsatz, wenn all die genannten Maßnahmen erfolglos oder nicht umsetzbar waren. Das Outplacement zielt darauf ab, eine sozialverträgliche Lösung für den Betroffenen zu finden. Die Unterstützung bei der Suche nach einem neuen Arbeitsverhältnis wäre hierbei eine Maßnahme, die in den Bereich des Outplacement fallen würde.
Erfolgskontrolle
Um die Effektivität des BEM messbar zu machen, ist eine Erfolgskontrolle nötig. Die Basis hierfür bildet ein umfassendes Kennzahlenmanagement. Zu Beginn ist es nötig, den einzelnen BEM-Fall in seinem Prozess, seiner Struktur und seinem Erfolg zu analysieren. Folgende Faktoren sollten in die Analyse mit einfließen:
Bewertung der Zielsetzung (wurden die gesetzten Ziele erreicht)
Bewertung der Wiedereingliederung des betroffenen Mitarbeiters
Bewertung der Art der getroffenen Maßnahmen
Bewertung des zeitlichen Umfangs und Ablaufs
Wurden die Zielsetzungen erreicht und der Betroffene in das Unternehmen erfolgreich eingegliedert, kann das BEM-Verfahren abgeschlossen werden. Falls weitere Maßnahmen nötig sind, müssen Anschluss- oder Anpassungsmaßnahmen vorgenommen werden.
Wurde die Evaluation des einzelnen BEM-Falls abgeschlossen, ist es ebenfalls nötig, das gesamte Betriebliche Eingliederungsmanagement des Unternehmens zu analysieren und zu bewerten. Dabei soll evaluiert werden, ob die Prozesse effektiv und effizient durchgeführt wurden. Schwerpunktmäßig sollte die Analyse folgende Faktoren beinhalten:
Durchschnittliche Dauer eines BEM-Verfahrens
Anzahl der BEM-Berechtigten Mitarbeiter
Anzahl der abgelehnten BEM-Einladungen
Anzahl der angenommenen BEM-Einladungen
Häufigste Ursachen für eine Langzeiterkrankung
Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem BEM-Verfahren
Mitarbeiterbefragungen eignen sich beispielsweise sehr gut dafür, um herauszufinden, ob das BEM im Unternehmen bekannt ist, wie die Mitarbeiter das Angebot eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements wahrnehmen und ob es den betroffenen Mitarbeitern nachhaltig geholfen hat. Des Weiteren können Kennzahlen erhoben werden, welche den wirtschaftlichen Nutzen das BEM quantifizieren.
Fazit zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement in der Arbeitswelt
Ein Betriebliches Eingliederungsmanagement kann nur auf Grundlage eines festen Fundaments erfolgreich sein. Klar festgelegte Strukturen, die transparent an jeden vermittelt werden, sorgen für dieses Fundament und sind der erste Schritt zu einem erfolgreichen BEM. Weiter sollte jeder Phase eine hohe Bedeutung zu kommen. Fachliche Expertise in jeder Phase des BEM ist ein absolutes Muss. Zu dieser fachlichen Expertise bedarf es dem Vertrauen der BEM-Berechtigten, denn nur wenn eine Vertrauensbasis geschaffen wird, gewähren die Betroffenen tiefe Einblicke in Ihren gesundheitlichen Ist-Zustand. Dieser Zustand ist ganz entscheiden, um darauf aufbauend das BEM-Verfahren zielgerichtet auf die Bedürfnisse und Herausforderungen des jeweiligen Mitarbeiters auszurichten.